生成AIを使い始めるとき、「ルールを作ってから」と考えて止まってしまうことがあります。一方で、ルールがないまま各自が使い始めると、どの情報を入力したのか、誰が内容を確認したのかが分からなくなります。
最初から細かい規程を作る必要はありません。使ってよいサービス、入力してよい情報、出力の確認方法の3つを決めるだけでも、安全に使い始められます。
最初に決めたい5つの項目
| 項目 | 決める内容 |
|---|---|
| 使ってよいサービス | 業務で利用するサービスと契約プラン |
| 入力してよい情報 | 入力できる情報と、入力してはいけない情報 |
| 出力の確認 | 誰が、何を確認してから使うか |
| 対外的な利用 | 社外に出す文書や画像を作るときの扱い |
| 相談先 | 判断に迷ったときや問題が起きたときの連絡先 |
この5つをA4用紙1枚ほどにまとめ、全員が読める場所に置きます。
使ってよいサービスを決める
まず、業務で使うサービスを決めます。同じサービスでも、個人向けプランと法人向けプランでは、入力データの扱いや管理機能が異なることがあります。
導入前に、次の点を利用規約やプランの説明で確認します。
- 入力した情報が、AIの学習に使われるか
- 学習への利用を停止できるか
- 入力データがどのくらいの期間保存されるか
- 管理者が利用者を管理できるか
個人のアカウントで業務に使うことを認めるかどうかも、あわせて決めておきます。
入力してよい情報を3段階に分ける
ルールの中心になるのが、入力してよい情報の範囲です。「機密情報は入力しない」だけでは、現場で判断に迷います。例を挙げて、3段階に分けておくと判断しやすくなります。
| 区分 | 情報の例 |
|---|---|
| 入力してよい | 公開済みの情報、一般的な質問、個人名のない文章 |
| 確認が必要 | 社内資料、未公開の企画、業務マニュアル |
| 入力しない | 個人情報、顧客情報、認証情報、取引先の機密情報 |
取引先との契約に守秘義務がある場合は、その内容が優先されます。区分の分け方は、業種や扱う情報に合わせて調整してください。
出力は人が確認してから使う
生成AIの出力には、誤った内容が含まれる可能性があります。社外に出す文書や判断の根拠に使う内容は、人が確認することをルールにします。
確認するときの観点は次のとおりです。
- 事実、数字、固有名詞が正しいか
- 引用元や根拠を確認できるか
- 他者の権利を侵害するおそれがないか
- 自社の方針や表現に合っているか
最終的な責任は、生成AIではなく人が負います。誰が確認するのかを、文書の重要度に応じて決めておきます。
問題が起きたときの相談先を決める
誤って入力してはいけない情報を入力してしまうこともありえます。そのときに報告しにくい雰囲気があると、対応が遅れます。
相談先を一つ決め、「気づいたらすぐに報告する」ことをルールに入れておきます。報告を受けたら、入力した情報の内容と影響を確認し、必要な対応を検討します。
ルールは小さく始めて見直す
生成AIのサービスや機能は変化が早いため、最初に作ったルールを固定する必要はありません。
- まず最低限のルールで使い始める
- 現場で迷った事例を集める
- 定期的にルールを見直す
厳しすぎるルールは、守られなくなるおそれがあります。現場で判断でき、続けられる内容にすることが大切です。契約や法令に関わる判断が必要な場合は、専門家への相談も検討してください。
まとめ
生成AIのルールは、禁止するためではなく、安心して使うために作るものです。使ってよいサービス、入力してよい情報、出力の確認方法から決め、使いながら見直していきましょう。
