業務を楽にしたいと考えたとき、まず製品の比較から始めたくなるかもしれません。しかし、その前にやるべきことがあります。
業務フローをつくり、ツールで自動化できる作業と、人の手に頼らざるを得ない作業を分けることです。この整理ができていれば、ツールに何を任せたいのかが明確になり、必要なツールも選びやすくなります。
ツールから選ぶと起こりやすいこと
ツールを先に決めると、例えば次のようなことが起こりがちです。
- 顧客管理ツールを導入したが、入力に手間がかかり、Excelでの管理に戻った
- 申請を電子化したが、紙での確認が残り、二重管理になった
- 多機能なツールを契約したが、使っているのは一部の機能だけだった
- 作業の一部を自動化したが、前後の手作業が残り、思ったほど時間が減らなかった
いずれも、ツールの性能だけが原因とは限りません。業務全体の中で、どの作業をツールに任せるのかが決まっていないと、こうした状況が起こりやすくなります。
業務フローをつくると、作業の漏れが減る
業務フローの効果は、ツールを選びやすくなることだけではありません。
私自身、業務フローを作成して業務を整理したことで、作業の漏れが少なくなりました。
手順が人の頭の中にあると、抜けている作業に気づきにくいものです。業務フローとして書き出すと、誰が何をして、どこで次の人に渡すのかが見えるようになり、確認すべき作業も分かりやすくなります。
業務を整理する3つのステップ
1. 業務フローをつくる
対象の業務を、始まりから終わりまで順番に書き出します。立派な図である必要はありません。次の内容が分かれば十分です。
- 何をきっかけに始まるか
- 誰が、どの作業を行うか
- どの資料やシステムを使うか
- 次に誰へ渡すか
2. 自動化できる作業と、人の作業に分ける
書き出した作業を一つずつ見て、ツールに任せられるかどうかを判断します。
| 分類 | 作業の特徴 |
|---|---|
| 自動化しやすい作業 | 手順が毎回同じ、情報がデータになっている |
| 人の手に頼る作業 | 状況に応じて判断が変わる、相手との調整や承認が必要 |
例えば請求業務なら、次のように分けられます。
実際にどこまで自動化できるかは、業務の内容や使っているシステムによって変わります。大切なのは、すべてを自動化しようとせず、人の手に残す作業も決めておくことです。
人の手に残す作業は、手順や確認項目をはっきりさせておくと、漏れを防ぎやすくなります。
3. 自動化する作業に合うツールを選ぶ
ここで初めて、ツールを比較します。
自動化したい作業が決まっていれば、機能の多さではなく、その作業を任せられるかで判断できます。今使っているシステムの設定を変えるだけで足りる場合や、手順の見直しで解決できる場合もあるので、新しいツールが必要かどうかもあわせて確認してください。
最初の一歩は、一つの業務から
会社全体の業務を一度に整理する必要はありません。次のような業務を一つ選び、業務フローを書くことから始めてみてください。
- 毎月繰り返している業務
- 特定の人しか手順が分からない業務
- 作業の漏れや差し戻しが起きやすい業務
まとめ
業務改善の出発点は、ツールの比較ではなく業務フローです。自動化できる作業と人の手に頼る作業を分ければ、ツールに任せることが明確になり、作業の漏れも防ぎやすくなります。
