転記・集計作業を自動化する前に見るべきポイント

システムからExcelへ転記する、複数のファイルを月末に集計する。こうした作業は手順が決まっていることが多く、自動化の効果が出やすい作業です。

ただし、今の作業をそのまま自動化すると、例外が起きるたびに処理が止まり、かえって手間が増えることもあります。自動化を始める前に、作業の入口と出口、例外、確認の方法を見ておくことが大切です。

そもそも転記が必要かを確認する

最初に確認したいのは、その作業をなくせないかどうかです。

転記そのものをなくせれば、自動化の仕組みを作って保守する必要もなくなります。

作業をなくせるかを確認し、データの形を揃え、例外を分け、最後に自動化する順番を示す図

自動化で最も問題になりやすいのが、入力データのばらつきです。

データの形が揃っていないと、処理が止まるか、誤った結果になります。入力の形式を揃えるだけで、作業が大きく楽になることもあります。

作業の中に、人が判断している例外がないかを確認します。

例えば「この取引先だけ締め日が違う」といった例外が担当者の頭の中にしかないと、自動化した処理に反映されません。例外の種類と頻度を書き出し、自動で処理するものと、人が対応するものを分けます。

自動化には、作る手間と保守の手間がかかります。次の点を大まかに比べてみます。

時間があまり減らない作業でも、間違いの影響が大きければ、自動化する価値があります。逆に、年に1回しか発生せず、形式も毎回変わる作業は、手作業のほうが合理的な場合もあります。

自動化すると、処理の途中が見えにくくなります。誤った結果に気づける仕組みが必要です。

形式を揃えたデータをツールで処理し、例外への対応と結果の確認は人が行う流れの図

人が確認する工程も残しておくと、安心して運用できます。

システムの画面や帳票が変わると、自動化の仕組みも直す必要があります。作った人しか直せない状態では、新たな属人化を生むことになります。

仕組みの内容と修正方法を文書に残し、止まったときに手作業へ戻す手順も用意しておきます。

自動化の手段は、接続先のシステムや扱うデータに合わせて選びます。

Excelで完結するならExcelの機能、クラウドサービス同士なら連携機能、APIやデータ出力があればスクリプト、画面操作しかなければRPAを選ぶ判断の図

連携機能やAPIが用意されているシステムでは、画面の操作を自動化するよりも、変更の影響を受けにくい場合があります。

転記や集計を自動化するときは、まず作業をなくせないかを確認し、データの形、例外、作業量、確認方法、保守の担当を見ておきましょう。小さな作業から始めて、確実に動くことを確認しながら広げていくことをおすすめします。