請求書と入金消込を自動化するときに確認したい5つのポイント

売上データをExcelに転記して請求書を作り、月末に通帳と見比べて入金を確認する。請求の業務は手順が決まっているので、自動化の候補に挙がりやすい作業です。

ただし、請求書の作成だけを自動化しても、入金の確認は手作業のまま残ります。結論から言うと、売上データから売掛金までを1つの流れとして見て、人が判断する部分を先に決めることが大切です。

この記事では、自動化の前に確認したい5つのポイントを解説します。内容は、請求から入金消込までの流れを動かすデモを作ったときに整理した考え方と、一般的な注意点をまとめたものです。

請求の業務は1つの流れとして見る

請求の業務は、売上データ、請求書、入金消込、売掛金の順につながっています。前の工程のデータが整っていないと、後の工程で手直しが増えます。

売上データを整え、請求書を作り、入金を照合し、売掛金を確認する4つの工程を、取引先名と請求番号でつなぐ流れの図

例えば、取引先の名前が売上データと入金明細で別々に管理されていると、照合のたびに人が読み替えることになります。取引先のマスタを1つにして、工程をまたいで同じ情報を使うことが、自動化の土台になります。

最初に確認したいのは、請求書の元になる売上データです。部署やシステムごとに形式が違うと、ここで処理が止まります。

表記の違いは自動で統一できます。一方で、重複の疑いや未登録の取引先は、機械が勝手に決めると請求の誤りになります。直してよいものと、人に確認するものを分けておくことが大切です。

締め日、支払期限、振込手数料の負担、端数の処理は、取引先によって違うことがあります。こうした条件が担当者の頭の中にしかないと、自動化した処理に反映されません。

取引先ごとの条件は一覧にまとめます。例外が多い場合は、自動化の前に条件を揃えられないかを検討します。

適格請求書を発行する場合は、記載事項を満たしているかの確認も必要です。

消費税の端数処理は、1枚の適格請求書につき、税率ごとに1回です。商品ごとに端数処理して合計する方法は認められていません。計算の方法を変えるときは、国税庁の案内を確認し、顧問の税理士にも相談することをおすすめします。

入金消込は、自動化の範囲の決め方が最も重要な工程です。入金の金額や名義は、請求の内容と一致しないことがあります。

誤って消し込むと、未入金の請求を見逃すことになります。そのため、確実に判定できるものだけを自動で処理し、それ以外は候補を示して人が確定する形が安全です。

金額と名義が一致する、差額が振込手数料である、複数の請求の合計に一致するときは自動で消し込み、金額だけや名義だけが一致するときは人が確定し、候補がないときは人が調べる判断の図

今回のデモでは、金額と名義の一致、振込手数料の差額、同じ取引先の複数の請求の合計を「確実」とし、候補が1つに絞れるときだけ自動で消し込むようにしました。金額だけ、名義だけの一致は候補を示すだけにしています。どこまでを確実とするかは、取引の内容に合わせて決めます。

自動化すると、処理の途中が見えにくくなります。最後に数字で確認できる仕組みを用意します。

特に、取り込めなかった行が静かに除外されると、請求漏れに気づけません。件数を画面に出しておきます。

ツールを選ぶ前に、直近1か月の請求と入金を見直し、手で直した箇所を書き出してみてください。

例外の種類と件数が分かると、自動で処理する範囲と、人が見る範囲を決めやすくなります。データの整え方は、転記・集計作業を自動化する前に見るべきポイントも参考にしてください。

請求書の作成と入金消込は、別々ではなく1つの流れとして見ることが大切です。データの形と取引先の条件を整え、確実に判定できる部分だけを自動で処理し、残りは人が確定します。最後に売掛金の数字で確認できれば、安心して運用できます。

実際の動きは、請求から入金消込までの自動化デモで試せます。ログイン不要で、サンプルのデータのまま操作できます。